写给初入职场的你——如何在工作中专业地使用Gmail、Slack、Zoom

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祝贺你拿到了毕业证和新工作！这是一个令人兴奋的时刻，但你应该知道，工作和学校是非常不同的，特别是人们使用科技的方式。
你可能对Zoom和Gmail等工具很熟悉，但在工作中如何使用它们更重要。你的老师并不管你能赚多少钱，也不会和你一起工作。即使现在就业市场如此火爆，技术上的错误也会影响职场新人的发展。
许多领域的沟通需求比以往任何时候都要大，现在一些员工更经常在家，而这些要求对那些刚刚开始工作或事业的人来说更加沉重。
十分理解在疫情期间找到新工作的你。当你在餐桌上工作时，很难熟悉同时或者让上级看到你的工作成果。因此，这里有一个关于在现代远程工作场所发送电子邮件、信息和视频聊天的入门指南。
给人留下深刻印象
哈佛大学本科生职业顾问、为开始职业生涯的专业人士编写的畅销书的作者Gorick Ng说，要想在公司内建立自己的职业生涯并获得发展，你需要被看到和听到。他对于新人的建议如下：
了解首选的沟通方式
在第一天问清楚：最好的联系方式是什么？电子邮件？打电话？随机？除非他们先给你发短信，不要给你的老板发短信。"每个经理都会有不同的偏好，而简单的询问就表明你渴望做出贡献，"
经理们都喜欢你把问题集中起来。不要分开问10个问题--在你和你的经理谈话之前把它们放在一起。
在视频电话中早到晚走
Gorick Ng说："在最重要的人出现之前，总是有一个尴尬的时刻，每个人都拼命地希望有人能打破僵局。这可能是一个社交的好时机。拖延到最后也可以得到回报。小组中有人可能想留在电话中聊天。
研究内部团队名单
不要只看你的团队，Gorick Ng说："查看办公室和团队，记下名字和头衔，并在LinkedIn上做研究。寻找共同点，你们是否有共同的朋友、学校或爱好？"
对于那些可以当面工作的人，如果他们的公司使用未分配的座位，也被称为‘hot desking’，他建议选择靠近公共区域的座位。
成为虚拟会议的行家
Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Webex和Bluejeans是最广泛使用的视频会议平台。最好找出你的公司所使用的软件，提前为你的桌面和移动设备都下载好应用程序，并在真正开会前测试好所有功能。
视频游戏平台Roblox的大学生招聘经理Peggy Hsu建议，新员工在开会时默认打开摄像头，以便与同事建立关系。还有，至少从腰部以上穿戴整齐。
你要确保你看起来和听起来都很棒。给你的网络摄像头加点高度，在你的脸上加点光，任何不在身后的灯或窗户都有帮助。在Zoom的视频设置中，打开调整功能，启用 "加入会议时总是显示视频预览"。 当分享你的屏幕时，只展示活动窗口，而不是整个屏幕。尽量不要在会议期间进行多任务处理，特别是当你在做报告时。确保通过启用 "请勿打扰 "来关闭通知。
每个人都知道这一点，但还是要重复一下：当你不说话的时候要保持安静。当你说话的时候，不要忘记取消静音。(利用键盘上的快捷键，如Zoom中的 "按压说话 "空格键）。
聊天软件注意事项
不要在Slack或其他公司通信工具上写任何你不想让你的雇主看到的东西。你发送的任何信息，无论是在公共组还是在私人直接信息中，都有可能被管理员看到。这甚至适用于你的电子邮件、共享云存储系统和视频通话聊天频道。
如果你的公司使用Slack，你可以到该应用的工作场所设置中查看你的组织关于保留聊天记录和导出消息的政策。如果你的公司使用不同的软件，请查看你的员工手册。
我最喜欢Slack的功能是它与谷歌日历和Outlook等日历的第三方集成。当开启时，你可以将你的日程安排与你的Slack状态同步，所以当你在开会时，你的空闲时间会被设置为Away，并带有日历上的表情符号。当你要参加会议时，你会收到来自Slack的直接消息，其中有一个加入电话的链接。
在Slack中，将你的侧边栏组织成不同的部分来管理消息
频道和群组很快就会被淹没。将你的侧边栏分成几个部分可以帮助你：右击一个频道，选择 "创建一个新部分"。你可以按栏目对通知进行静音处理。使用顶部的搜索功能（或输入Command-K）快速找到一个组或人。
设置提醒来检查信息。将鼠标悬停在一条信息上，点击旁边的三个点，然后进入 "提醒我注意此事"。
还有许多通知的自定义功能。进入 "首选项"，为通知设置一个自定义时间表，这样你就不会在半夜被通知。还可以将移动设备上的通知设置为桌面上的 "一有空闲就通知"。
记得给你的信息添加上下文。不要只说 "你好"，然后就消失。

专业地发送电子邮件

个人设备？要小心
员工自带设备是大多数公司正在采用的政策，虽然这意味着你可以用你最喜欢的手机或笔记本电脑来使用工作应用程序，但它往往有一个代价：你的雇主可以监控你个人设备上的一些活动。
许多公司要求员工在其个人移动设备上下载一个管理配置文件。在安装之前，请检查你的权限。常见的权限包括擦除所有数据和设置的能力，以及删除应用程序和数据，以防你的手机被盗。你还在使用你的家庭计划吗？确保你的名字在来电显示上。
当你需要在个人电脑上工作时，一个简单的方法是使用两个不同的浏览器，例如工作用Chrome，个人用Safari。
但凡有错误就会令人难以承受。即使是我们中最有经验的人也会忘记打开声音，不小心发送了一封有错别字的电子邮件。深呼吸。你可以的。只是无论你做什么，不要在床上Zoom。

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